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现金业务错弊的查证方法

发布时间:2020-11-13

    查证现金业务错弊的方法有以下几种。

    (1)查证现金收支内部控制制度。在实际工作中,可根据下列各项进行调查:

    现金出纳和会计记录工作是否分离?出纳工作是否由专人负责?

    现金日记账是否根据经审核合法的收付款凭证登记入账?

    现金日记账是否序时逐笔登记?

    库存现金是否每日清点,账实相符?

    收入的现金是否当日送存银行?

    库存现金是否遵守银行规定的限额?

    现金支出业务是否经过批准?

    现金是否在规定的范围内使用?

    是否存在以白条抵充现金现象?

    是否存在私设“小金库”现象?

    现金存放之处是否安全?

    出纳办理收付款后是否在收付款凭证上加盖“收讫”、“付讫”戳记?

    出纳人员收取现金后是否开出收款收据?

    企业内部有关部门和人员所需的日常零星开支是否建立了备用金制度?

    (2)以现金日记账为核心抽查原始凭证(一个月至两个月以上),重点注意下述几方面:

    没有原始凭证而凭白条、副联、副本记账的账目。

    没有授权审批(即只有事实凭证而无责任凭证)的账目。

    原始凭证有涂改迹象的账目。

    记账日期与业务事项发生日期不符或时间顺序颠倒的账目。

    经济业务内容与会计记账内容不符的账目。

    进行大额现金收支的账目,如短期内大量提取现金的账目。

    短期内在同一往来单位连续购货、发票号码相连的账目。

    收支现金对应往来科目的账目。

    应当开发票而代以收据开票的账目。

    根据结存栏记载,查证是否有异常的红字余额。出现红字余额,可能是漏记收入、多记支出所致,应查明原因。

    对于超过正常期限未付讫的支票,应进一步查明原因,做必要的调整。对于银行存款余额调节表上漏记或少记的月末未兑现支票应予以进一步查证,查证是否有现金的短缺或挪用。

    查证非正常业务的重要现金支出

    非正常业务的重要现金支出包括支付给公司内部股东、董事、高级管理人员、一般职员、子公司、关联公司等的巨额现金。在查证现金支出业务中如发现有非正常的重要支出时,应注意确定这些支出是否经过适当的授权或批准;每一笔支出是否附有已经审核、合乎要求的原始凭证;每一笔支出是否用适当的会计科目来反映。必要时还要查证现金支出所对应的明细账记录,核实业务的来龙去脉和实质。

    (3)库存现金的查证。库存现金应由企业的出纳员保管作为零星开支用的现款以及已收到尚未存入银行的现款。为了证实资产负债表上所列现金余额是否确实存在,必须对库存现金进行盘点证实。

    应采取突击方式进行实地查证,以防出纳员在查证之前采取措施掩盖贪污挪用的事实或转移账外资金。查证时间宜安排在营业起讫时间,尽量避免现金收支高峰期。

    在查证之前,应事先问明库存现金的存放地点,并要求出纳员提供所经管全部现金及尚未入账的收付款凭证。必要时还应查证存放现金的保险柜或抽屉内是否有遗留的现金或凭证单据。  

    在查证之前,所有的现金和可流通的票据、有价证券应置于查证人员的控制之下,直至库存现金查证完毕。

    在查证过程中,应要求出纳员和企业的主管会计人员在场,以防现金短缺时分不清责任。在查证过程中,发现借条、借据应加以分析,区别对待。对于经过批准且手续完备的临时借条、借据,可视同现金,纳入现金实有额。对于不符合手续,未经批准的非正式借条、借据,应向借款人询问,查证借款的真实性。其中由于临时业务所需而借款的,应允许补办手续后视同库存现金处理;属私人挪用现金的白条等不得充抵库存现金,应由企业的主管人员令出纳员限期追回。

    查证结束,应根据查证结果,编制“库存现金清点表”,反映库存现金实存数、账面结存数以及账实差额。如果查证现金日是在结账日之后,应根据结账日至查证日之间的现金收支数,调节至查证日的现金实存数并与查证日的现金账面结存数比较,以确定溢缺金额。

    除了以上账面检查方法外,单位负责人还可以观察、了解有关人员在生活水平或生活方式上有无与其收入不相适应的情况。这样有利于发现疑点或线索。

    例:某企业查账人员对2003年2月份的会计报表进行审查,发现本月现金支出比上月多出许多。查账人员以此为线索,进行表一账一证顺序审查,发现2月20日113号付款记账凭证所附的原始单据少了一张,金额为4 000元,对方科目为“管理费用”,摘要不清楚。根据《企业会计制度》规定,编制记账凭证须以原始凭证为依据,不能凭空入账。若有人要利用这张交易单据舞弊,决不会在2月20日以前,一定在2月20日以后。再者,1 13号付款记账凭证摘要栏记载不清楚,是否舞弊人员早已做好准备,就在这张单据上做手脚呢?因此,查账人员可以把2月20日以后的付出单据作为审查的重点。

    查账人员对2月20 日以后付款交易采取详细审查的方法,查到一张3月5日购买办公用品的单据,金额4 000元,开出日期是2月20 日。这张单据是否就是113号付款记账凭证所附的那张单据,应调查清楚。查账人员找到财会科张会计,询问113号记账凭证所附原始单据的去向。会计说不知道。出纳人员反映曾经见过这张单据,而且当时自己没有盖上“现金付讫”的戳记。

    后来张会计在事实面前终于交代了贪污的经过。张会计利用出纳付款后没有加盖“现金付讫”的戳记,将单据抽出,在3月份重复报销。

    事实调查清楚以后,就应对这笔错账作如下调整:

    借:现金4 000

      贷:其他应收款4 000 
 

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